[好文轉載]關於SOP

SOP
所謂SOP,是 Standard Operation Procedure三個單詞中首字母的大寫 ,即標準作業程式,就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來,用來指導和規範日常的工作.SOP的精髓,就是將細節進行量化,用更通俗的 話來說,SOP就是對某一程式中的關鍵控制點進行細化和量化

用更通俗的話來說,SOP就是對某一程式中的關鍵控制點進行細化和量化.從對SOP的上述基本界定來看,SOP具有以下一些內在的特徵:

SOP是一種程式.SOP是對一個過程的描述,不是一個結果的描述.同時,SOP又不是制度,也不是表單,是流程下面某個程式中關控制點如何來規範的程式.

SOP是一種作業程式.SOP首是一種操作層面的程式,是實實在在的,具體可操作的,不是理念層次上的東西.如果結合ISO9000體系的標準,SOP是屬於三階檔,即作業性檔.

SOP是一種標準的作業程式.所謂標準,在這裏有最優化的概念,即不是隨便寫出來的操作程式都可以稱做SOP,而一定是經過不斷實踐總結出來的在當前條件 下可以實現的最優化的操作程式設計.說得更通俗一些,所謂的標準,就是盡可能地將相關操作步驟進行細化,量化和優化,細化,量化和優化的度就是在正常條件 下大家都能理解又不會產生歧義.

SOP 標準化作業程式SOP不是單個的,是一個體系.雖然我們可以單獨地定義每一個SOP,但真正從企業管理來看,SOP不可能只是單個的,必然是一個整體和體 系,也是企業不可或缺的.餘世維在他的講座中也特別提到:一個公司要有兩本書,一本書是紅皮書,是公司的策略,即作戰指導綱領;另一本書是藍皮書,即 SOP,標準作業程式,而且這個標準作業程式一定是要做到細化和量化.

SOP的由來
十八世紀或作坊手工業時代,制做一件成品往往工序很少,或分工很粗,甚至從頭至尾是一個人完成的,其人員的培訓是以學徒形式通過長時間學習與 實踐來實現的.隨著工業革命的興起,生產規模不斷擴大，產品日益複雜,分工日益明細,品質成本急劇增高,各工序的管理日益困難.如果只是依靠口頭傳授操作 方法,已無法控制制程品質.採用學徒形式培訓已不能適應規模化的生產要求.因此,必須以作業指導書形式統一各工序的操作步驟及方法.

SOP的作用
1. 將企業積累下來的技術﹑經驗,記錄在標準檔中,以免因技術人員的流動而使技術流失;
2. 使操作人員經過短期培訓,快速掌握較為先進合理的操作技術;
3. 根據作業標準,易於追查不良品產生之原因;
4. 樹立良好的生產形象，取得客戶信賴與滿意。
5. 是貫徹ISO精神核心(說，寫，做一致)之具體體現，實現生產管理規範化、生產流程條理化、標準化、形象化、簡單化。
6.是企業最基本﹑最有效的管理工具和技術資料。

為什麼企業要做SOP
企業做SOP的目的和意義，從企業的根本目的來看，無非是為了提高管理運營能力，使企業獲得更大的效益。從稍微細化的角度，我們可以從以下兩個方面來進行簡單的分析。
1)為了提高企業的運行效率
由於企業的日常工作有兩個基本的特徵，一是許多崗位的人員經常會發生變動，二是一些日常的工作的基本作業程式相對比較穩定。不同的人，由於不同 的成長經歷、性格、學識和經驗，可能做事情的方式和步驟各不相同。即使做事的方式和步驟有相同，但做每件事的標準和度仍會有一些差異，比方說，我們經常會 在一些視窗行業看到“微笑服務”，他們的經理人員和上級也會對員工有這樣的要求，但到底什麼是微笑，可能每個人都會有不同的理解。而對於客戶來說，他希望 得到的是確確實實的微笑，且從每一位員工那裏得到的感受也應該是大體上相同的。因此，我們就可以通過SOP的方式將微笑進行量化，比方說“露出8顆牙齒” 就是微笑。這樣就將細節進行量化和規範了。
同時，由於SOP本身也是在實踐操作中不斷進行總結、優化和完善的產物，在這一過程中積累了許多人的共同智慧，因此相對比較優化，能提高做事情的效率。通過每個SOP對相應工作的效率的提高，企業通過整體SOP體系必然會提高整體的運行效率。
2)為了提高企業的運行效果
由於SOP是對每個作業程式的控制點操作的優化，這樣每位員工都可以按照SOP的相關規定來做事，就不會出現大的失誤。即使出現失誤也可以很快 地通過SOP加以檢查發現問題，並加以改進。同時，有了SOP，保證了我們日常工作的連續性和相關知識的積累，也無形中為企業節約了一些管理投入成本。特 別是在當今經濟全球化、競爭全球化的知識經濟時代，更是如此。從每一個企業的經營效果來看，關鍵的競爭優勢在於成本最低或差異化。對於同等條件的競爭企業 來看，差異化往往不是在硬體，而是在軟體。軟體的差異化又往往不是在大的戰略方面，而是在具體的細節。細節的差異化不體現在理解上，而體現在能否將這些細 節進行量化，也即細節決定成敗。因此，從這個意義上來看，SOP對於提高企業的運行效果也是有非常好的促進作用。

如何做SOP
做SOP的方式可能基本不同的管理模式和管理方式，會有一定的區別。從國瑞公司的實際情況來看，我們大體上可以按以下幾個步驟來進行：
1)　先做流程和程式。按照公司對SOP的分類，各相關職能部門應首先將相應的主流程圖做出來，然後根據主流程圖做出相應的子流程圖，並依據每 一子流程做出相應的程式。在每一程式中，確定有哪些控制點，哪些控制點應當需要做SOP，哪些控制點不需要做SOP，哪些控制點是可以合起來做一個SOP 的，包括每一個分類，都應當考慮清楚，並制定出來。
2) 確定每一個需要做SOP的工作的執行步驟。對於在程式中確定需要做SOP的控制點，應先將相應的執行步驟列出來。執行步驟的劃分應有統一的標準，如按時間的先後順序來劃分。如果對執行步驟沒有把握，要及時和更專業的人員去交流和溝通，先把這些障礙掃除掉。
3) 套用公司範本，制定SOP。在這些問題都搞清楚的前提下，可以著手編寫SOP了。按照公司的範本在編寫SOP時，不要改動範本上的設置；對於一些SOP，可能除了一些文字描述外，還可以增加一些圖片或其他圖例，目的就是能將步驟中某些細節進行形象化和量化。
4) 用心去做，才能把SOP好。由於編寫SOP本身是一個比較繁雜的工作，往往很容易讓人產生枯燥感覺，但SOP這項工作對於公司來說又非常重要，公司在這方 面也準備進行必要的投放，特別是從時間用2到3年的時間來保證，因此我們必然用心去做，否則不會取得真正好的效果，甚至走到形式主義的負面去了。正象一位 勞模所說，“認真做事只能把事情做對，用心做事才能把事情做好”，並用這句話和大家共勉。

資料來源：http://lrq20501.pixnet.net/blog/post/1266454

延伸閱讀：http://www.projectup.net/blog/index.php?option=com_content&view=article&id=362%3Asop&Itemid=19