2011年6月2日 星期四

[工作]使用科技行政中心預算的採購流程

由於本中心沒有設備費,所以常常需要使用科技行政中心的預算來採購設備,科技行政中心的預算基本上分成兩種:校本部預算(總務處\總務分組)、推廣部預算兩種,兩種預算的流程不一樣,所以要先問建安是要用的是哪一筆預算。
◎校本部預算(總務處\總務分組)的採購流程:
Part1—採購申請
1.請廠商送估價單來。(2萬塊以下1家、2萬~10萬2家、10萬以上3家,獨家供應僅附一家即可,但保險起見,一般來說拿三家估價單。5萬以上需提採購會議決議(廠商不需上山)、10萬以上需請廠商上山參加採購會議(議價))。
IMAG2660

2.連到校本部的網站:http://ap1.pccu.edu.tw/index.asp?user=staff,點選行政同仁後輸入帳號、密碼。
2011-06-02_181333
3.登入後請點選:總務管理\採購系統。
2011-06-02_163954
4.此時會開啟一個新的視窗,請點選(請購/捐贈申請區)\新增請購單,選擇學年度(09902)、設定申請單位:總務城區組\總務處城區組。完成之後點後方的新增。
2011-06-02_162109
填寫設備的相關資料,完成後點選儲存。可以得到一個請購單編號。
2011-06-02_182218
並且可以得到一張採購申請單,請將它印出來。
IMAG2662
5.點選(請購/捐贈申請區)\新增請購明細,選擇學年度(09902)、設定申請單位:總務城區組\總務處城區組。輸入剛剛得到的請購單編號後按查詢,出現該筆資料之後按選擇。
2011-06-02_163102
6.點選新增一般採購明細,進入之後填寫相關的設備明細,並上傳一張照片進去,完成之後按儲存。
2011-06-02_183014

2011-06-02_183124
7.點選列印明細,可以得到採購申請單明細表。
IMAG2661
8.將手邊的採購申請單、採購申請單明細表、估價單夾成一份,開始採購流程的文本之旅啦!我→沅容→建安→蕭主任→淑娟(登錄MyOffice扣預算)→會計→執行長→校本部→等公文回來。當公文回來時會多一張採購資料檢核表。
IMAG2664.jpg
Part2—驗收+請款流程
1.採購案過了之後,就可以請廠商送貨、送發票、出貨單、單價分析表、保證書。
IMAG2665
IMAG2668
IMAG2666
IMAG2667
2.進系統的驗收管理區\新增\單價分析設定,選擇學年度(09902)、設定申請單位:總務城區組\總務處城區組。輸入剛剛得到的請購單編號後按查詢,出現該筆資料之後按選擇。
2011-06-02_190413
點選「單價分析設定完成」。
2011-06-02_190625
3.接著,點選圖檔上傳,將照片傳上去。
4.接著點選驗收申請。
2011-06-02_191010
可以印出這張驗收紀錄,進行驗收。
IMAG2669.jpg
5.將相關憑證整理完成後,請淑娟登入MyOffice印請款申請書。
6.打完收工。
7.記得影印一份存檔。

沒有留言:

張貼留言